Почта
Электронная почта до сих пор используется и используется активно. А раз инструмент используется — значит, его нужно настраивать правильно.
Как делать не надо (в плане работы):
- Писать с личных емейлов, даже не связанных с CRM. Непонятно, кто пишет, кому пишет, ответили ли клиенту и всё в таком духе.
- Связывать личные емейлы с CRM. Уже чуть лучше, но когда сотрудник уйдёт — клиенты продолжат писать на этот же еймейл. Плюс CRM будет засоряться всеми приходящими на этот ящик письмами (акции, подписки и всё прочее).
- Корпоративные емейлы на каждого сотрудника. Ещё лучше. Но со временем у вас будет 30 емейлов бывших сотрудников, которые никто не будет проверять, и всё, что туда напишут клиенты, будет сгноено.
Как не надо делать (технически):
- Не надо настраивать всякие странные аутлуки с формулировкой «так дед делал, так отец делал, так я делаю». Если двадцать лет назад аутлук был актуален, это не означает, что сегодня он также является правильным решением.
- Не надо размещать почту на своём сервере. Если у вас, конечно, нет отдельного сотрудника, который сидит возле сервера и нажимает на кнопочки.
- Не надо размещать почту в самых дешёвых подвальных серверах. Экономия в 500 ₽ в месяц принесёт вам только убытки.
Как надо делать (в плане работы):
- Один отдел — один емейл.
- Распределение писем — по правилам, настроенным в CRM. Письмо получает ответственный за клиента/поставщика.
- Если ответственного нет (отпуск/больничный) — письмо обрабатывает отдел (или руководитель, или тот, кого назначили следить за клиентами/поставщиками отсутствующего сотрудника).
Как надо делать (технически):
- Разместить почту на российском сервисе (на Яндексе или Маил.ру).
- Привязать все ящики к одному сотруднику в Битрикс24 (чтобы точно знать, на каком пользователе делать перенастройку при необходимости).
О чём надо подумать:
- Доменная почта должна быть.
- У собственника должны быть доступы. К родительской почте, к хостингу, к админке почты. Да, туда можно никогда не заходить, но знать, что у вас есть эти самые доступы, нужно. Или неожиданно останетесь без сайта, например.
- Иметь реестр всех почт с паролями. Чтобы всегда можно было зайти в почту и перенастроить при необходимости.
- Все аккаунты отделов синхронизировать с Битрикс24. И пользоваться только ими.
- Все фамильные аккаунты сотрудников использовать только как логины для входа сотрудников. И не разрешать переписываться с этих аккаунтов с клиентами и поставщиками. Для переписки есть почта отдела.
Что и зачем делать, подробно описано на этом же сайте в подпунктах этой страницы.
— Бесплатные Сайты и CRM.