Как работать правильно

Вроде и очевидная вещь — работать надо так, чтобы был толк. Но лучше распишу подробно, что и как нужно делать, чтобы этот самый толк был.
Да, я понимаю, что, скорее всего, вы раньше так не делали, что вам будет неудобно, что вы привыкли по-другому и прочее.
Почему так делать не надо, читайте в «Как работать неправильно».

Цель этого регламента — получить результат без хаоса. Да, будет немного бюрократично, но именно такой подход:
• исключает недопонимание;
• гарантирует сроки;
• делает процесс прозрачным для всех участников.

7 ключевых правил работы 

• Мы с вами, конечно, можем и по телефону что-то обсуждать, и в видеоконференции, и лично.
• Все обсуждения остаются обсуждением.
• Задача существует только после письменной постановки. 

Своими словами напишите в одном сообщении:
• что нужно сделать (конкретно);
• зачем это нужно (цель);
• кто будет использовать результат;
• условия запуска (когда/при каких обстоятельствах);
• ожидаемый результат (что должно получиться);
• возможные риски («что может пойти не так»);
• желаемый срок (но финальный срок назначает интегратор). 

Не всегда (скорее даже редко) у вас будет получаться поставить полноценную задачу (не переживайте это нормально).

Просто сделайте заготовку «как получается». Вместе её обсудим и допилим до полноценной задачи.

Используйте категории:
• Авария — недоступность сервисов, за которые я отвечаю.
• Поломка — не работает какая-то настройка или сотрудник не может «что-то нажать».
• Вопрос — не понятно, что делать.
• Мелкая задача — незначительные правки (например, реквизиты в договоре).
• Средняя задача — перенастройка процессов.
• Крупная задача (проект) — внедрение нового функционала (например, смарт процессы).
• Согласование — чего-то хочется, точно не понятно чего и не понятно, как это сделать. 

(кроме VIP -обслуживания)
• Как только вы начнёте ставить задачи, вам сразу же захочется ставить сроки.
• Ваши пожелания по срокам учитываются, но финальное решение — за мной.
• Причина: 70–80 % клиентских сроков нереалистичны.

Например.
Вроде очень просто «подключить вацап», чего там, 1–2 дня и готово.

А на самом деле:
• У вас нет физического телефона, где будет стоять приложение вацапа, его надо покупать.
• У вас сейчас работает кривая телефония, которую по-хорошему надо поменять.
• У вас «городской» номер, на который нельзя подключить Телеграм. При чём здесь Телеграм, спросите вы, да очень просто – вам через 3 месяца захочется, чтобы был и вацап, и Телеграм на одном номере, а так не получится.

В итоге ваша «задача на 1 день» растянется на пару недель и будет уже не одной задачей, а группой задач:
• Купить физический телефон
• Подключить новую телефонию
• Настроить новую телефонию
• Правильно выбрать номера
• Подключить вацап

Вот поэтому не нужно ставить сроки. 

До старта мы обсуждаем все нюансы, риски и последствия.
После согласования:
• либо выполняем до конца;
• либо отменяем (с оплатой как за выполненную).
Все правки вносятся до старта, а не в процессе.
Причина очень простая: если так не делать, то в задаче будет 124 правки, она растянется на 3 месяца и мутирует в непонятно что. 

• Когда задача согласована – она принимается в работу.
• Но это не значит, что она начинает выполняться через 3 минуты.
• Это значит, что она становится в очередь на исполнение.
• Без очереди в работу сразу принимаются задачи типа «Авария».

На самом деле всё не очень страшно. Обычно задача не висит в листе ожидания больше 1–2 дней.

Ваша задача может быть смещена на более поздний срок, если VIP-клиент поставит задачу на эти же даты (просто потому, что VIP-клиентам можно)

Вы тоже можете стать VIP-ом. И тогда ваши задачи всегда будут иметь наивысший приоритет. 

Задачу вы можете написать и в чате, но работать над ней я буду в своём Б24.
Куратора с вашей стороны, конечно, тоже добавлю, чтобы вы могли отслеживать прогресс.
• Да, я понимаю, что вам будет удобнее просто писать в групповом чате вацапа как попало.
• Да, я понимаю, что вам будет удобнее ставить задачи в вашем Битрикс24 (при условии, что вы уже привыкли внутри своей компании работать через задачи).
• И самое удобно будет – просто звонить и говорить «сделай то, сделай это».

Но так не работает.

Я, конечно, могу и в вашем Битрикс24 работать над вашими задачами, но только в одном случае – у вас VIP-обслуживание. 

• Все в разных мессенджерах.
• Пишет кто попало, кому попало.
• Что взято в работу, что не взято – непонятно.
• Просрочка в 3 месяца – вообще не просрочка.
• Через 2 недели ни найти, ни вспомнить, о чём договаривались сегодня.
• И прочие радости.

 
Давайте так не делать, давайте делать правильно. 

Неправильно:
«Настроить WhatsApp».

Правильно:
ЗАДАЧА (средняя): Настроить WhatsApp для трёх отделов
Цель: организовать коммуникацию через WhatsApp из Битрикс24.
Отделы: продажи, закупки, бухгалтерия.
Назначенные номера: +7 XXX XXX XX XX (продажи), +7 XXX XXX XX XX (закупки), +7 XXX XXX XX XX (бухгалтерия).
Что нужно:
• техническая настройка;
• проверка работы у всех пользователей;
• обучение сотрудников.
Список сотрудников: [приложить файл].
Особые условия: Иванов и Сидоров в отпуске до 30.11 — обучение провести 02.12.
Желаемый срок: 12.12.
Риски: текущий номер не поддерживает Telegram — обсудить альтернативы. 

Такой порядок исключает типичные проблемы:
• хаотичные запросы в мессенджерах;
• неясные сроки и постоянные переносы;
• дублирование задач из-за плохой коммуникации;
• скрытые сложности, которые всплывают на этапе выполнения;
• отсутствие ответственности за принятые решения. 

Что от вас требуется:
• Ставить задачи письменно.
• Следить за их выполнением в коллабе моего Битрикс24.
• Следовать шаблону описания.
• Согласовывать изменения до старта.
• Доверять моему опыту в оценке сроков.

Что вы получаете:
• Прозрачность процесса.
• Соблюдение сроков.
• Минимум «пожаров» и переделок.
• Результат, а не видимость работы.

Правила — это не ограничение, а инструмент для вашего удобства.
Без них мы рискуем потратить время на хаос, а не на результат.