Как работать правильно
Вроде и очевидная вещь — работать надо так, чтобы был толк. Но лучше распишу подробно, что и как нужно делать, чтобы этот самый толк был.
Наша с вами работа будет немного бюрократичной. Не потому, что мне нравится бюрократия (терпеть не могу на самом деле), просто по-другому получается бардак. А автоматизировать бардак — это увеличить хаос кратно.
Многолетняя практика показала, что это единственный способ добиваться вменяемого результата.
Да, я понимаю, что, скорее всего, вы раньше так не делали, что вам будет неудобно, что вы привыкли по-другому и прочее.
Почему так делать не надо — написано на отдельной странице, ознакомьтесь, почему так не надо и к чему это с огромной вероятностью приведёт.
Какая бюрократия будет:
- Любая задача ставится письменно.
- Любая задача ставится подробно.
- Любая задача ставится с пометкой типа задачи.
- Сроки (кроме VIP-обслуживания) выставляю только я.
- Задача, принятая в работу, не меняется.
- Новые задачи попадают в «лист ожидания» и потом переносятся в «исполнение».
- Задачи ставятся в моём Битрикс24.
Любая задача ставится письменно:
- Мы с вами, конечно, можем и по телефону что-то обсуждать, и в видеоконференции, и лично.
- Все обсуждения остаются обсуждением.
- Задача считается задачей только тогда, когда вы её письменно сформировали и поставили на меня.
Любая задача ставится подробно:
- Каждую задачу нужно расписать максимально подробно.
- Что вы хотите.
- Зачем вам это нужно.
- Кто будет использовать.
- Что будет входом (при каких условиях вы будете это делать).
- Что будет выходом (какой результат вы хотите получать).
- Кто будет этим пользоваться.
- Что может пойти не так.
- Когда вы хотите это получить.
Неправильный пример:
Задача: Настроить Вацап.
Правильный пример:
Задача: Нужно настроить Вацап.
- После нашего с вами (то есть со мной как интегратором) обсуждения мы приняли решение, что нам нужно настроить 3 аккаунта Вацапа. На отдел продаж, на отдел закупок и для бухгалтерии.
- Номера мы выбрали и подключили.
- Номер такой-то на продажи, номер такой-то на закупки, номер такой-то на бухгалтерию.
- Нужно технически настроить, проверить, чтобы работало у каждого пользователя, научить всех сотрудников использовать Вацап из Битрикса.
- Список сотрудников.
- 2 человека (Иванов и Сидоров) в отпуске до конца месяца. Поэтому нужно их обучить в начале следующего месяца.
- Желаемая дата сдачи задачи — 12-е число.
Типы задач:
- Авария – недоступность сервисов, за которые я отвечаю.
- Поломка – не работает какая-то настройка или сотрудник не может «что-то нажать».
- Вопрос – не понятно, что делать.
- Мелкая задача – нужно что-то немного изменить. Например, поправить реквизиты в договоре.
- Средняя задача – нужно что-то перенастроить.
- Крупная задача (проект) – у вас чего-то не было и хочется, чтобы оно было. Например, вы не пользовались смарт-процессами и хотите, чтобы они у вас были.
- Согласование – чего-то хочется, точно не понятно чего, и не понятно, как это сделать.
Пример: Авария: не работает почта (и дальше подробно, что, у кого, скрины).
Сроки
Как только вы начнёте ставить задачи, вам сразу же захочется ставить сроки.
В 70–80% случаев вы поставите некорректный срок.
Например. Вроде очень просто «подключить вацап», чего там, 1–2 дня и готово. А на самом деле:
- У вас нет физического телефона, где будет стоять приложение вацапа, его надо покупать.
- У вас сейчас работает кривая телефония, которую по-хорошему надо поменять.
- У вас «городской» номер, на который нельзя подключить Телеграм. При чём здесь Телеграм, спросите вы, да очень просто – вам через 3 месяца захочется, чтобы был и вацап, и Телеграм на одном номере, а так не получится.
В итоге ваша «задача на 1 день» растянется на пару недель и будет уже не одной задачей, а группой задач:
- Купить физический телефон
- Подключить новую телефонию
- Настроить новую телефонию
- Правильно выбрать номера
- Подключить вацап
Вот поэтому не нужно ставить сроки.
Задача, принятая в работу, не меняется.
- Перед стартом задачи я непременно расскажу о возможных проблемах, предложу варианты, расскажу о том, что может произойти через год, какие последствия вас могут ждать.
- Выше описал пример того, как вроде простая задача с вацапом перерастает в группу задач. И если сделать неправильно – потом получатся проблемы, которых можно было избежать.
- Вы не обязаны знать о всех подводных камнях, а я обязан. И не только знать, но и донести до вас это на понятном языке.
- Как только мы согласовали задачу – мы её делаем. Не меняем. Либо делаем до конца, либо отменяем. Если вы отменяете согласованную задачу – она считается выполненной (то есть нужно будет дать за неё денег).
- Все изменения, расшифровки, цели, подробности – согласуются до старта задачи.
Лист ожидания
- Когда задача согласована – она принимается в работу.
- Но это не значит, что она начинает выполняться через 3 минуты.
- Это значит, что она становится в очередь на исполнение.
- Без очереди в работу сразу принимаются задачи типа «Авария».
В этой очереди будут как другие ваши задачи, так задачи от других Заказчиков, так и мои внутренние задачи.
Есть очередь и есть спланированный мной срок старта и срок сдачи конкретной задачи. Я вас, конечно, проинформирую об этих сроках. Если сроки вас не устроят – вы всегда можете запустить задачу с «повышенным приоритетом», но это уже не бесплатно (потому что нужно будет двигать задачи других Заказчиков).
На самом деле всё не очень страшно. Обычно задача не висит в листе ожидания больше 1–2 дней.
Ваша задача может быть смещена на более поздний срок, если VIP-Заказчик поставит задачу на эти же даты (просто потому, что VIP-заказчикам можно, вы тоже можете стать VIP-ом. И тогда ваши задачи всегда будут иметь наивысший приоритет).
Задачи ставятся в моём Битрикс24.
Да, я понимаю, что вам будет удобнее просто писать в групповом чате вацапа как попало.
Да, я понимаю, что вам будет удобнее ставить задачи в вашем Битрикс24 (при условии, что вы уже привыкли внутри своей компании работать через задачи).
И самое удобно будет – просто звонить и говорить «сделай то, сделай это».
Но так не работает.
Я, конечно, могу и в вашем Битрикс24 работать над вашими задачами, но только в одном случае – у вас VIP-обслуживание.
Надеюсь, что не сильно вас напугал форматом работы. Такой формат нужен только для того, чтобы у вас был нужный результат, был максимально быстро, и было максимально понятно происходящее.
Просто вспомните работу с любым другим подрядчиком (рекламщиком, сайтоделом, 1С-чиком).
- Все в разных мессенджерах.
- Пишет кто попало, кому попало.
- Что взято в работу, что не взято – непонятно.
- Просрочка в 3 месяца – вообще не просрочка.
- Через 2 недели ни найти, ни вспомнить, о чём договаривались сегодня.
- И прочие радости.
Давайте так не делать, давайте делать правильно.
Итоговый итог:
- Работать будем по правилам, описанным выше.
- Работать будем в моём Битрикс24.
- Разговаривать, обсуждать можно хоть по телефону, хоть в чатах, хоть лично.
- Конечно, всё покажу, всё расскажу и по началу будем ставить задачи вместе (чтобы вы поняли, как это).
— Бесплатные Сайты и CRM.