Мне совсем немного лет и мой профессиональный опыт вряд ли можно назвать выдающимся, но всё же я успела повидать кое-что. На прошлой работе моё нежное восприятие травмировала одна excel таблица, с невыдающимся названием «Орг схема». Суть её в том, что нужно было описывать отделы, отделения и их функции – казалось бы, ничего сложного нет, но… Миссия эта оказалась невыполнимой.
Я и ещё одна помощница руководителя взялись за эту задачу вместе, думая, что мы с правимся за месяц. Изначально, мы планировали описать скелет, а затем продвигаться глубже, но не тут-то было. Руководителю приходили противоречивые идеи по наполнению, количество столбцов росло, а из текста в примечаниях можно было написать книгу. Из-за постоянных правок и «грандиозных мыслей» за месяц мы продвинулись на 20 строк (по нашим подсчётам их должно было быть около 200). А затем начался период «декомпозируй или умри» с обязательной конкретизацией. Дошло до того, что мы поясняли, что обозначает слово «создать» в контексте написания определённых документов.
Думается, что если существует ад, то там ждут не сковороды на огне, а бесконечные таблицы, чья суть была утеряна за постоянными правками. Прошло уже более полугода, как я там не работаю. И я знаю, что эта таблица всё ещё не завершена…
Что я хочу донести этой многострадательной историей?
Нет, целью является не желание пожаловаться (хотя и это тоже).
Цель – дать непрошенные (и для кого-то очевидные) советики.
Вы руководитель:
- прежде чем что-то декомпозировать, нужно определиться со структурой и глубиной раскрытия, иначе можно зарыться в мелочах и потерять саму суть.
- если у вас нет чёткой картины в голове, следует: выдать все исходные данные, отойти и не мешать. В конце проконтролировать что вообще из этого вышло и попытаться внести правки. И так по кругу пока не получится что-то. Возможно, это «что-то» даже будет полезно, но это не точно.
- если вы знаете чего хотите, стоит: донести мысль и проверить поняли ли вас. Договориться о контрольных этапах, на которых будут вноситься корректировки. Если вы умеете коммуницировать и сотрудники не тупые, то всё получится.
Вы подчинённый:
- задача должна быть записана, а не держаться в голове: «лучше тупой карандаш, чем острая память», а ещё лучше Битрикс24, ну или на крайний случай Trello. Если же ваш начальник не ценит всех этих «новомодных» программ, то можно создать и распечатать «лист получения задач». Если всё совсем плохо, пользуйтесь хотя бы ежедневником, а не стикерами.
- Если правки вносятся, а потом забываются (так было в нашем случае) спасает диктофон и стенографирование разговоров.
- Если вы знаете как сделать что-то лучше, не бойтесь об этом сказать, потому что эта мысль может прийти кому-то позже и придётся всё переделывать.
Желаю никому не подрываться на недопонимании, «нормально делать, чтобы нормально было», старательно избегать правок и не ловить флешбэки из Вьетнама при слове «декомпозирование».